Benutzerhandbuch SellOn
1. Manuelle Produkterstellung
2. Sortieren, filtern, Massenpflege
3. Produktimport
4. Import von Lagerbestand und Preisen
5. Produktexport
6. Bestellmanagement
7. E-Mail-Benachrichtigungen
8. Dashboard
1. Manuelle Produkterstellung
Gehe zu app.sellon.ch und melde dich mit deinem Benutzernamen und Passwort an.
Navigiere zu Artikel > Artikel und klicke auf die Schaltfläche Neu.
Die Benutzeroberfläche hat einen oberen Bereich mit Hinweisen und zusätzlichen Informationen in roten und gelben Kästen sowie einen unteren Bereich mit Eingabefeldern, unter denen dieselben Hinweise angezeigt werden. Wenn die Felder korrekt ausgefüllt werden, verschwinden die entsprechenden Hinweise.
Der untere Bereich verfügt über 5 Registerkarten: Stammdaten, Ergänzende Daten, Preis & Lager, Medien und Galaxus.
Um einen Artikel im System zu speichern, muss mindestens der Anbieter-Schlüssel und GTIN (EAN) angegeben werden. Für erfolgreiches Verkaufen und Marketing sind jedoch vollständigere Produktdaten empfehlenswert.
Um ein Produkt zu veröffentlichen, benötigen bestehende Produkte auf Galaxus nur einen Anbieter-Schlüssel, Preis, Mehrwertsteuersatz, Lagerbestand und GTIN.
Neue Produkte benötigen zusätzlich eine Marke, Titel, Kategorie und eine gültige Bild-URL.
Jedem Bild muss bei einer Aktualisierung eine neue, eindeutige URL zugewiesen werden, da der Marketplace Änderungen ausschließlich über die Bild-URL erkennt und aktualisierte Bilder nicht berücksichtigt, wenn dieselbe URL erneut verwendet wird.
Nach der Auswahl einer Kategorie im Kategorie-Dropdown erscheint nach Preis & Lager eine neue Registerkarte Spezifische Eigenschaften. Diese Eigenschaften stellen kategoriespezifische Produktspezifikationen dar. Wenn die Kategorie geändert wird, wird die Liste der verfügbaren Eigenschaften angepasst.
Fülle möglichst viele Felder aus, aktiviere die Aktiv-Checkbox ganz rechts, sodass ein Häkchen erscheint (nur aktivierte Artikel können an den Marktplatz exportiert werden), und klicke anschließend auf Speichern.
Deinen neu erstellten Artikel findest du unter Menü Artikel > Artikel und kannst es jederzeit bearbeiten.
In der Produktübersicht vergibt das System automatisch einen Status (Galaxus): Error, Stage 1 oder Stage 2. Dieser zeigt den Datenvollständigkeitsgrad an und weist darauf hin, welche Produktdaten noch verbessert werden müssen.
Ein Artikel kann bereits mit einem Anbieter-Schlüssel gespeichert werden (Status: Error), erreicht Stage 1, wenn GTIN, Anbieter-Schlüssel, Verkaufspreis, Mehrwertsteuersatz und Lagerbestand gepflegt sind. Für Stage 2 braucht es zusätzlich eine Kategorie, Titel und eine Bild-URL.
Bitte beachten: Nur aktive Artikel mit dem Status Stage 1 oder Stage 2 können an den Marktplatz exportiert werden.
2. Sortieren, filtern, Massenpflege
In der Produktübersicht können Artikel nach den Werten verschiedener Spalten sortiert und gefiltert werden.
Sortieren:
Klicke auf einen Spaltennamen, um die Artikel zu sortieren.
Numerische Spalten (z. B. Preis) werden zunächst von klein nach groß sortiert. Ein weiterer Klick sortiert von groß nach klein.
Textspalten werden alphabetisch sortiert.
Filtern:
Spalten mit Aufzählungswerten (z. B. Status) verfügen über ein Dropdown-Menü unter dem Spaltennamen. Wähle dort z. B. „Stage 1“, um nur die Artikel mit diesem Status anzuzeigen.
In numerischen Spalten kann man nach Werten mit größer als (>) oder kleiner als (<) filtern, z. B. „Preis < 2000“.
Mit Wildcard-Zeichen (*) kann man Textspalten gezielt durchsuchen, zum Beispiel in der Spalte Titel:
t* → Artikel, deren Titel mit „t“/„T” beginnen
*t* → Artikel, die ein „t“ irgendwo im Titel enthalten
*t → Artikel, deren Titel auf „t“ enden
Es besteht die Möglichkeit, die Marke und den Status mehrerer Artikel gleichzeitig zu bearbeiten. Dafür muss man die Produkte selektieren und auf die Schaltfläche Massenpflege klicken. Darauf öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem man die Attribute, die gepflegt werden sollen, definieren kann. Mit einem Klick auf Anwenden werden die Werte editiert.
3. Produktimport
Um Artikel zu importieren, verwende die Schaltfläche Importieren im Menüband oberhalb der
Produktliste.
Der Import verarbeitet nur Artikel mit Anbieter-Schlüssel und GTIN, die noch nicht in deiner Produktliste vorhanden sind. Nach dem Import kann man deren Attribute und Spezifikationen im System anpassen.
Eine Ausnahme bildet der Import von Lagerbestand und Preisen.
Wähle eine XLS- oder CSV-Datei aus und klicke auf Produkte importieren.
Deine Produktdaten werden verarbeitet, und es wird eine Nachrichtenliste angezeigt, die dir einen Überblick über mögliche Datenprobleme oder erfolgreiche Importe gibt:
Du kannst die Nachrichten nach success, info, warning oder error filtern und bei Bedarf exportieren. Klicke dazu auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts im Raster.
Es erscheint ein Popup-Fenster, in dem du den Pfeil links anklickst. Definiere das Zielformat, die Zeilen und (falls erforderlich) das Feldtrennzeichen für CSV und klicke dann auf Exportieren.
Nach dem Import von Produkten aus einer Excel- oder CSV-Datei erscheinen diese unter Artikel > Artikel.
Du kannst jedes importierte Produkt später durch Doppelklick bearbeiten und die erforderlichen Felder aktualisieren.
Ein Produkt mit einem Lagerbestand von 0 kann weiterhin veröffentlicht werden, wenn entweder eine Wiederbeschaffungszeit oder ein Wiederbeschaffungsdatum angegeben ist (nur eines von beiden kann definiert werden).
Wenn der Lagerbestand 0 ist und keine Wiederbeschaffungsinformationen angegeben sind, wird das Produkt nicht im Marktplatz veröffentlicht.
Beim Import von Datumsangaben, zum Beispiel für das Feld Wiederbeschaffungsdatum, sind folgende Formate zugelassen:
"2005-06-12 08:20:00.0"
"2005-12-06"
"06.12.2025 08:20:00.0"
"6.12.2025"
"2005/12/06 08:20:00.0"
"2005/12/06"
"2024-05-10T12:30:00Z"
"1700000000000"
"1700000000"
"20/2/2026"
"2/20/2026"
Beim Import der Angabe, ob eine Direktlieferung unterstützt wird (directDeliverySupported), sind folgende Werte zulässig:
Positiv (ja/true): t, true, yes, ja, 1
Negativ (nein/false): f, false, no, nein
Bei 0 oder bei fehlenden Werten wird der Wert einfach nicht gesetzt.
Veröffentlichungsland, Ursprungsland und Lagerland: Es werden ausschließlich zweistellige Ländercodes akzeptiert. Die Verwendung eines ausgeschriebenen Ländernamens oder eines ungültigen Werts führt dazu, dass der Produktimport fehlschlägt.
4. Import von Lagerbestand und Preisen
Dieser Import aktualisiert die Preise und Lagerbestände der Produkte. In diesem Fall wählst du die Schaltfläche Bestandsimport im Menüband, um den Importdialog zu öffnen.
Dieser Import aktualisiert nur die lager- und preisbezogenen Eigenschaften von Artikeln, die bereits importiert oder manuell angelegt wurden. Andere Produkteigenschaften werden nicht aktualisiert.
Der Vorgang entspricht dem Standard-Produktimport: Nach dem Klick auf Bestandsimport öffnet sich ein neues Fenster, in dem du eine CSV- oder Excel-Datei mit aktualisierten Preis- und Lagerbestandsdaten hochlädst, und durch einen Klick auf Importieren abschliesst.
Die Importübersicht listet Datenfehler und erfolgreiche Vorgänge auf. Es besteht die Möglichkeit, eine Verbindung via SFTP einzurichten, sodass die Daten automatisiert aus einem definierten Ordner abgerufen werden.
Für die Übertragung von Preis- oder Bestandsdaten muss der Dateiname "stock", "price" oder "preis" enthalten; andernfalls erfolgt ein regulärer Produktimport.
Bei Interesse an der Einrichtung einer entsprechenden Verbindung wenden Sie sich bitte an den Administrator.
5. Produktexport
Navigiere zu Artikel > Artikel und klicke im Menüband auf Exportieren, um die Produktdaten sofort an den Marktplatz zu übertragen. Bitte beachte, dass nur Artikel, die den Status Stage 1 oder Stage 2 haben und aktiv sind, exportiert werden.
Das System übermittelt in einem definierten Zeitintervall automatisch Exporte an den Marktplatz (z. B. alle zwei Stunden). Das Intervall kann im vorgesehenen Rahmen festgelegt werden. Bei Bedarf an spezifischen oder abweichenden Intervallen ist eine Abstimmung mit dem Administrator erforderlich.
In der Produktübersicht zeigt die Spalte Exportstatus an, ob ein Produkt seit dem letzten Export aktualisiert wurde. Wenn Änderungen vorgenommen, aber noch nicht veröffentlicht wurden, wird ein orangefarbener Kreis mit Ausrufezeichen angezeigt. Wurde das Produkt nach den letzten Änderungen exportiert, erscheint der Status als grüner Kreis mit Häkchen.
6. Bestellmanagement
Navigiere zu Bestellungen > Bestellungen, um eine Übersicht aller über den Marktplatz eingegangenen Bestellungen zu erhalten. Dort findest du unter anderem Informationen zum Bestellstatus, Änderungsdatum, Bestellnummer, Gesamtanzahl der Artikel sowie zum Gesamtpreis.
Die zuletzt eingegangene Bestellung wird ganz oben angezeigt und hat den Status Neu.
Eine neue Bestellung, die seit mehr als zwei Stunden im System ist und noch nicht bearbeitet wurde, wird orange markiert.
Mit einem Klick auf Export können Bestellungen als Excel-Datei exportiert werden. Sind eine oder mehrere Bestellungen ausgewählt, werden nur diese exportiert. Andernfalls werden alle Bestellungen exportiert.
Mit einem Doppelklick auf eine Bestellung werden weitere Details angezeigt und es stehen neue Konfigurationsmöglichkeiten in der Ansicht zur Verfügung.
Wenn man als Lieferant angemeldet ist, werden fünf Registerkarten angezeigt: Bestellung, Positionen, Adressen, Versand und Rechnungsstellung. Als Marktplatzhändler sieht man vier Registerkarten – dieselben, jedoch ohne Rechnungsstellung.
In der ersten Registerkarte werden die vom Marktplatz übermittelten Bestelldetails angezeigt, die nicht editierbar sind. Für jede Bestellung wird automatisch eine SellOn Bestellnummer erzeugt. Sie dient systemintern als Referenz, z. B. für Rechnungen und Lieferungen.
In der zweiten Registerkarte kannst du Positionen bestätigen oder zurückweisen. Dazu klickst du auf die entsprechende Schaltfläche (Position bestätigen oder Position zurückweisen) und anschließend auf Speichern. Damit wird die Information an den Marktplatz übermittelt und der Status ändert sich entsprechend auf Bestätigt oder Abgebrochen. Nach dem Bestätigen und Speichern kann man die Position immer noch zurückweisen, nach dem Zurückweisen und Speichern lässt sich der Status nicht mehr ändern.
Eine Bestellung kann auch teilweise akzeptiert werden. Dazu gibst du eine geringere Liefermenge an und klickst auf Position bestätigen. Die Bestellung wird daraufhin gesplittet und als zwei Positionen angezeigt, deren Liefermenge und Lieferdatum angepasst werden können. Anschließend nicht vergessen, auf Speichern zu klicken.
Beispiel: Gehen 20 Artikel ein, aber aktuell sind nur 15 verfügbar, bestätigst du 15 für das aktuelle Lieferdatum und die verbleibenden 5 für eine Lieferung in einer Woche.
Selbstverständlich kann eine Position auch teilweise oder ganz zurückgewiesen werden.
Es kann vorkommen, dass der Käufer eine Stornierungsanfrage sendet. Diese wird in einer separaten Registerkarte angezeigt, die nur dann erscheint, wenn eine Stornierung vorliegt. Diese Anfrage muss bestätigt oder abgelehnt werden, bevor andere Positionen bearbeitet werden können. Beim Zurückweisen ist eine Nachricht an den Kunden mit einer Angabe des Grundes erforderlich. Mit Speichern werden die Daten an den Marktplatz übermittelt.
Im Falle einer Retoure erscheint ebenfalls eine separate Registerkarte, in welcher Retouren bestätigt oder abgelehnt werden können. Bei einer Ablehnung muss eine kurze Erklärung an den Kunden verfasst werden, die mit Speichern an den Marktplatz übermittelt wird.
Im Falle von einer Retoure, die der Kunde direkt an den Händler zurückschickt, ohne sie über den Marktplatz anzumelden, kann der Händler diese auch über die Schaltfläche Retoure registrieren an den Marktplatz übermitteln.
In der Registerkarte Adressen werden die von der Bestellung vom Marktplatz übermittelten Adressen und Kontakte angezeigt. Diese Informationen sind nicht bearbeitbar.
In der Registerkarte Versand werden die Sendungen erfasst. Über Neue Sendung erfassen öffnet sich ein Popup, in dem eine Lieferung erstellt werden kann.
Um eine Lieferung zu erstellen, wähle Spediteur, Pakettyp, Sendungsnummer und Lieferschein-Nr. Du kannst auch Teillieferungen erstellen, indem du die Anzahl der zu versendenden Artikel auswählst und auf Aufteilen klickst. Setze das Häkchen bei der entsprechenden Position bzw. den entsprechenden Positionen und klicke auf Lieferung hinzufügen. Mit dem Speichern werden die Daten an den Marktplatz übermittelt.
In der Registerkarte Rechnungsstellung können Lieferanten Rechnungen erstellen. Dazu klickst du auf Neue Rechnung erfassen, woraufhin ein Popup-Fenster geöffnet wird.
Hier gibst du Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein, setzt das Häkchen links neben der relevanten Position und klickst bei Bedarf auf das grüne Plus unten, um Zusatzleistungen wie Express oder Versicherung zu erfassen. Anschließend auf Rechnung hinzufügen klicken – das Fenster schließt sich. Nicht vergessen: Speichern, damit die Daten an den Marktplatz übermittelt werden.
7. E-Mail-Benachrichtigungen
Bei Eingang einer neuen Bestellung, Stornierung oder Retoure im System wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung verschickt. Mit einem Klick auf Bestellung in SellOn bearbeiten gelangt man direkt zur entsprechenden Bestellung im System und kann sie dort bearbeiten.
8. Dashboard
Das Dashboard bietet eine Übersicht über alle relevanten Produkte und Prozesse im SellOn und ist in sieben Bereiche unterteilt: Artikel, Bestellungen, Liefertreue, Stornierungsrate, Import, Export Galaxus und Zeitplaner.
Bei den Produkten werden die Gesamtzahl sowie die Anzahl der vollständig, unvollständig und ungültigen Produkte angezeigt, entsprechend den Status Stage 2, Stage 1 und Error.
Im Bereich Bestellungen werden die Gesamtanzahl sowie die Anzahl der neu eingetroffenen Bestellungen angezeigt.
Liefertreue und die Stornierungsrate sind Leistungskennzahlen (KPIs), die die Zuverlässigkeit eines Händlers auf dem Marktplatz widerspiegeln. Sie bieten strukturiertes Feedback, dienen der Leistungsüberwachung und stellen sicher, dass die Marktplatz-Standards konsistent eingehalten werden.
Im Bereich Import werden die letzten Produktimporte (Import) sowie Bestandsimporte (UpdateStock) angezeigt.
Im Bereich Export Galaxus sieht man die letzten Exporte an den Marktplatz.
Der Zeitplaner zeigt an, für wann die nächsten Exporte an den Marktplatz geplant sind.